Comúnmente conocido como ERP por sus siglas en inglés (Enterprise Resource Planning) es el sistema de información integral que incorpora los procesos productivos y operativos de la empresa o del negocio.
Toda empresa cuenta con diferentes recursos ya sean estos humanos, tecnológicos, financieros, materiales o documentales. En la medida que las empresas crecen, el proceso de control de tales recursos crece acompasadamente a la par de la misma por lo que se hace más necesario, aunque complicado, llevar un riguroso control sobre los mismos.
El propósito primordial de un ERP es el de conferir apoyo a las necesidades o demandas de los clientes de las organizaciones dando fluidez a los tiempos de respuesta a sus problemas así como una eficaz y, a su vez, eficiente manejo de la información derivada que permita realizar la oportuna toma de decisiones en el menor tiempo posible y con la mínima incidencia en los costos operativos.
Tres características son fundamentales a la hora de confeccionar un sistema ERP: la integralidad, la modularidad y su adaptabilidad.
Sistemas integrales: Esta característica nos permite controlar el flujo de los diferentes procedimientos de la empresa o negocio entendiendo que todos los departamentos de la compañía se interrelacionan entre sí, es decir, que el resultado final de un proceso departamental es el inicio inmediato del siguiente hasta la resolución total del caso. Pongamos un claro ejemplo. Cuando un cliente hace un pedido a una empresa fabril inmediatamente se crea una orden de venta que desencadena el proceso de planificación de la producción, el control de los stocks, la expedición del producto terminado, su procedimiento de cobro y, por descontado, todos los movimientos contables y extracontables que tales procesos implican.
Si la empresa no dispone de un sistema ERP integral que controle todo ese flujo de información y trabajo, se corre el riesgo de cometer duplicidades o, lo que es peor, no atender debidamente las demandas de sus clientes e incluso de pérdida de oportunidad de negocio. A través de un ERP el receptor de los pedidos simplemente se hace cargo de introducir esa información en el sistema, generalmente informático, y es el propio sistema quien se encarga de distribuir dicha información con lo que difícilmente puede ser manipulada o, incluso, perdida.
Sistemas modulares: Es cuando un procedimiento habitual se divide en varios procesos independientes pero interrelacionados entre sí a través de la información compartida. Este caso se da cuando la funcionalidad operativa del sistema ERP se encuentra dividida en departamentos estancos debido a que cada proceso empieza y termina en sí mismo. Una ventaja de adoptar este sistema sería que los módulos pueden ejecutarse indistintamente ya que su flujo no siempre viene determinado por idénticas necesidades de acuerdo a los requerimientos de los clientes.
Sistemas adaptables o configurables: Son aquellos ERP que se crean para cubrir las necesidades idiosincráticas respetando la peculiaridad de las empresas y sus necesidades productivas y de control. Para ello es preciso configurar o paramnetrizar los distintos procesos de acuerdo a las medidas de necesidad de cada empresa o negocio en particular. Es lo que se viene a conocer como “sistema hecho a medida” o “llaves en mano”.
Los analistas de sistemas ERP deben afrontar dos retos bien diferenciados. El primero es crear un esqueleto común que cubra las necesidades de la mayoría de las organizaciones públicas o privadas de forma que puedan ser ejecutados en cualquier plataforma, entendiendo por tal el sistema operativo donde se encuentren alojados y los recursos tecnológicos que puedan utilizar, es decir, dirigirse hacia la máxima estandarización del análisis (procesos de ventas, control de stocks, tesorería, etc.) ; y el segundo desafío es la creación de las distintas sub aplicaciones (add-ons o módulos especializados) también estandarizadas y adaptables las unas con las otras pero sin la exigencia de una presencia rigurosa de todas ellas.
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